有道是“抓大放小”，集团企业如果管住了重大事项，就能在很大程度上管住风险。因此，提升重大事项的督办管理是集团企业提升执行力的有效手段。然而，如何强化重大事项的督办管理，却仍然让很多企业管理者非常头疼。
应对定位、查询和统计挑战
中国领先的管理软件与服务提供商北京慧点科技有限公司（简称慧点科技）企业管控事业部解决方案部经理吕兆海认为，企业管理者难以快速了解事项的督办进展与存在的问题，缺乏实时、有效的数据为企业业务决策和执行服务，是企业重大事项督办管理难的症结之一。通常情况下，企业督办事项的来源、组织人员、业务类型较为复杂，而且督办事项的下发时间、持续周期、要求办结时间等各不相同。在如此纷繁复杂的信息中，快速定位、查询与统计一个或多个、一类或多类事项的办理情况或历史信息相当困难。
吕兆海介绍，在长期服务于集团型企业管理信息化的过程中，慧点科技基于丰富的项目实践经验与管理研究成果，针对集团企业的督办业务提出了全生命周期的决议督办管理解决方案。其中，创新性地提出了“立体信箱式”督办管理模型，并将该模型固化在决议督办管理产品中，旨在帮助企业应对督办管理中所面临督办事项的定位、查询和统计等挑战，为企业各级用户提供更为便捷、全面、易用的执行和决策支持。
据悉，慧点科技督办事项“立体信箱式”管理模型从督办来源、业务类型、组织人员、时间等多个维度对一个或多个、一类或多类事项进行快速定位、查询和统计。
慧点科技企业管控事业部解决方案部经理吕兆海
支持动态维度定义
吕兆海介绍，慧点科技提出的决议督办“立体信箱式”模型设计遵循了可伸缩式理论。在此模型中，督办事项被贴上了“多维度”的标签，可以设计两个以上的分类维度对事项信息进行管理，如督办来源、业务类型、组织人员、时间维度等，同时每个管理维度又可以进行进一步的维度细分。
慧点科技“立体信箱式”督办事项管理模型
其一，督办来源维度。企业的督办事项来源较多，如重要会议决议督办、领导交办、年度计划事项、公文督办等。同时，在每个大维度下又会涉及下一级的细分维度，如在企业中重要的会议督办经常会涉及董事会、总经理办公会、总裁办公会、经营分析会、党委办公会和各类专题会等。因此，在此管理模型中，企业可以在重要会议决议督办下继续可以按照会议类型进行下一级的模型固化，从而形成层级化、体系化的督办来源架构。
其二，业务类型维度。企业的督办事项涉及企业运营的各个方面，为企业的督办事项打上业务类型的标签有助于对督办事项进行分类的管理和统计。企业可以将业务类的划分为不同的业务层级，如业务管理类、经营投资类、行政管理类、专业研究类等。每个业务类型又可以继续细分，从而在业务类型维度形成体系化的管理。
其三，组织人员维度。企业的督办事项会涉及到企业的各个部门和下属单位，一个督办事项下达后，首先会到达业务部门/下属单位；业务部门收到督办事项后，会继续细化分解到二级部门，甚至继续细化到业务人员。系统管理模型即是将此种逐级分解和反馈的模型固化，形成组织人员维度。
其四，时间维度。企业的督办事项是随着时间不断下发的，企业经营管理中随时都可能发起各类型的督办，而每一次下发的各个督办事项持续周期、要求办结时间都不太一致，系统管理模型将自动根据开始日期、结束日期及间隔反馈日期、提醒日期等时间属性进行固化，形成时间的管理维度。
此外，企业还可根据不同时期的管理需求增加或调整管理维度，以形成更为丰富和精准的管理定位。“在企业督办事项管理中需要细化的维度可能不止以上四种，慧点科技督办管理模型支持动态伸缩式管理。企业可以在系统建设初期或使用过程中，随时添加或变更管理维度，从而能够更快速地响应集团督办管理的精细化变革。”吕兆海补充说。
从“人找事”到“事找人”
已经固化在慧点科技决议督办管理系统中的“立体信箱式”督办管理模型，不仅可以快速定位督办事项，推送督办事项的进展与问题，还可以作为综合查询、统计分析、报告管理等方面的重要基础。
第一，帮助企业快速、自动完成督办事项分类。督办管理人员在创建督办事项时，系统将根据固化的各个维度对此督办事项打上标签。因此，一旦督办事项下发，该事项将自动具有多个维度的标签。同时，系统将根据这些标签和设计的模型维度自动、快速地将督办事项放置到指定的“信箱”中，并根据信箱本身的属性向各维度（组织用户、业务类型、分管等）的相关用户推送精准的提醒和任务信息，并在其任务中心自动展示。
第二，支持企业的矩阵化督办事项授权管理。企业的督办事项虽然大多是办公厅或办公室进行统一督办，但不同来源的督办事项由不同的管理人员进行督办管理，甚至不同的会议都由不同的管理人员负责。现在越来越多企业采用矩阵式管理，即不仅按会议类型或领导交办类型进行管理，还会根据业务类别由不同的分管领导或部门进行管理、协调。慧点科技决议督办管理系统借助其先进的管理模型可以便捷地支持为不同的维度细节进行个性化、差异化的授权管理，从而全面支持了企业矩阵式管理的变革与管理提升。
第三，帮助企业快速定位督办事项。系统将自动根据所固化的各维度帮助用户快速定位其相关的事项，并主动将事项的要求、进展情况、反馈信息、异常情况等根据管理要求进行定位与提醒，从而帮助用户在众多的督办事项中快速定位其所关心或出现异常的事项。同时，系统的任务中心还支持用户根据各维度快速进行督办事项的筛选，从而帮助用户快速找到其所想查阅的事项。
第四，帮助企业优化查询。企业中决策者、督办事项管理者、事项执行者经常需要查询一个或一系列的督办事项，慧点科技的决议督办模型能够在督办事项创建下发时自动根据属性进行分类，这就实现了在用户查询时可以使用管理维度的组合，系统将根据组合快速地定位该区域的事项，而不需要遍历所有督办事项，从而大大提升查询效率和精确度，对用户体验和系统性能的保障都起到了优化提升的作用。
第五，帮助企业实现多维度的统计分析，支撑企业执行力的提升。督办事项的办理是企业执行力的重要体现，能够让企业的执行力随着督办事项的办理效率和效果的提升而不断提升是企业决策者与管理者不断尝试的重要实践。慧点科技决议督办管理系统借助其立体式管理模型可以为企业决策者、管理者提供实时、精确、全面的效能统计数据，从而帮助企业提升执行力。
吕兆海总结说，借助慧点科技决议督办管理系统，被“贴”上多维标签的督办事项信息，特别是异常信息，会被快速地推送至相关的管理人员和执行人员的系统页面中，从而使得督办管理从以往的“人在找督办事项”向现在的“督办事项主动找人”的转变，大大提升企业督办事项管理与执行效率与效果。
（本文发表于：《中国计算机报》）
